公司印章管理制度

北丰财税 2018-12-11

  公司印章管理制度  企业在日常经营管理过程中,印章的管理及使用是必不可少的,并且往往与企业重大利益紧密关联。

  一,企业印章种类及用途

  1.公司公章:公司效力最大的一枚章,是法人权利的象征。

  除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件。

  使用范围:凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

  保管者:一般来说,公章的掌管者应该是公司创业者或其最信任的人,例如:董事长或总经理。

  2.财务章:通常与银行打交道的时候会用到,比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。

  保管者:一般由企业的财务人员管理,可以是财务主管或出纳等。

  3.合同章:单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,在合同上加盖合同专用章,单位需承受由此导致的权利义务。

  一般来说,创业初期可以直接用公章盖合同,减少一支公章可以减少风险(比如遗失、公章私用等)。

  保管者:可以是公司法务人员、合作律师或行政部门等。

  4.发票章:企业、单位和个体工商户在购买和开发票时,需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。

  根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。

  注:盖在发票上,或盖在发票领用簿才有效。

  保管者:一般由财务部门的发票管理员保管

  5.法人代表人名章:法人章主要用于公司有关决议,以及银行有关事务办理的时候用。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。

  二,印章使用流程:

  1) 合同章使用流程:办公室登记编号后,由部门相关人员自行保管,并对合同章的使用负责。使用时部门经理批准,并在使用登记台帐上作好使用记录;

  2) 公司公章使用流程:

  A 申请人所在部门经理或主管上级向办公室提出申请;

  B 印章保管人员审阅、了解用印内容;

  C 印章保管人员对申请人资格进行核准并在《百信公章使用登记表》上登记,由印章保管人盖戳;

  3) 财务章使用流程:同公章使用流程。

  A.印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任,公司印章指公司行政章、合同章及财务章,公章由公司财务办公室负责管理,未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用;

  B.印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表;

  严格控制或禁止在空白文件上盖印;

  对变更或撤销的部门或公司应及时处理相关印章;

  C.印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明

  三,印章被盗、抢或丢失的处理程序:

  (1)由企业法定代表人或其代理人持授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证、工商营业执照副本等公安机关规定的材料,到丢失地点所在地的派出所报案。

  (2)持报案回执、工商营业执照副本等相关材料,到当地工商部门规定的报纸刊登公章作废声明。

  (3)到公安机关办理新刻印章备案。

  (4)持上述办理的材料到公安机关规定的地点,按公安机关的要求刻制新的印章。

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