被拖欠的货款为何要不回来?交易流程管理需重视

北丰财税 2018-12-21

  一到年底, 不少企业主都在为回收货款发愁。因交易方效益不佳无力偿还固然占据多数,但因自身交易流程管理不善,导致交易方不认账,最终被法院驳回诉请的也不少。笔者根据实务中遇到的案例和企业经营者的介绍,将目前企业交易流程管理存在的主要问题进行梳理总结并提出相应建议,供各企业经营者参考。

  注:本文仅针对简单的供货合同,主要解决的问题是在诉讼阶段能够有效证明拖欠货款的事实,并尽可能增加胜诉的概率。

  问题一:交易全凭口头协议,不签订书面合同

  许多中小民营企业一直以来都奉行“简便快捷”的准则,口头的君子协定成为主要的交易模式。一旦产生纠纷,只能通过提交订单、送货单等其他材料证明双方存在交易关系,一方面增加了举证难度;另一方面,对交易事项无合同约定可依,往往容易造成双方争议。

  对于持续性的交易,多数企业主认为每次交易都签订书面合同太过麻烦,不少供货商也觉得如此操作会造成买主困扰。实际上,针对持续性的交易,双方完全可以通过“交易基本合同+订单”的方式操作。即双方先签订一个交易基本合同,对合同的基本事项(如供货方式、交货地点、对账方式、付款期限等)进行约定,此后每笔具体交易根据买主的订单进行操作。如此,在交易成本和效率并未受到实质影响的情况下却能有效的控制交易过程中的风险。举例来说,在交易过程中经常出现买主不按时或拒绝验收、不按时或拒绝确认对账单的情况,而验收和确认对账单则是证明卖主履行交货义务、买主尚未履行付款义务的重要凭证,也是法院审查的重点,买主久拖不决对卖主而言极为不利,因此,此类问题如在交易基本合同中予以约定(如划定验收和确认的时限),可省去后顾之忧。

  问题二:发货全凭买主口头通知,无书面订单

  实践中为图省事,买主需要货物时一通电话给到供货商,供货商便发货了,既无订单也没有其他任何书面订货凭证。一旦产生纠纷,买方甚至可以反咬供货方未经订货擅自发货。因此,较规范的操作,是由买方以书面形式向供货方发送订单,载明所需货物的种类、数量等基本信息,供货方确认后再行发货,或者退而求其次,让买方以邮件、短信、传真等可事后确认的形式向供货方发出发货通知。

  问题三:货物交付后没有签收送货单或保留送货凭证

  在一般供货合同中,交货义务的履行是供货方请求买方支付货款的前提。因此,供货方向买方交付货物之后,应该让买方在送货单上签字盖章,如果是通过邮寄方式送达,则应该保留底单,并及时查询是否送达并固定送达凭证。否则,供货方如何证明自己已经履行了交货义务呢?

  问题四:对账单未经交易方签章确认,只进行口头确认

  对账单是确认交易双方债权债务关系的重要凭证,特别是在持续性交易中,由于双方进行了多笔,账款来往较为频繁,适时进行对账确认是明晰债权债务的有效手段,否则时间一长,双方之间的交易很可能就成了一笔糊涂账。等到出现问题再想去证明买方到底拖欠了多少钱,不但证明难度变大,在合同、订单和送货单不齐备的情况下,还可能遭遇买方赖账的风险,不但钱拿不回来,货还白送给了对方,找谁说理去?同时,既然是为了明细双方债权债务,防止买方赖账,仅仅是口头确认当然不足以在纠纷发生时作为证据使用,必须让对方进行书面确认。

  问题五:买方未付款,供货方先开票

  按照一般的交易习惯,通常是在买方款项到账后供货方才开具发票,然而实践中先开票后付款的情形也很普遍。在其他交易文书齐全的情况下,这样操作或许无太大的风险,但如果合同、送货单、对账单三无其一,先开发票的风险就会在后续索要货款的诉讼中暴露出来。因为诉讼中涉及到举证责任的问题,供货方如果拿不出证据证明买方未付款,先开票的事实则会更有利于买方。

  问题六:货款催要不及时,文件管理不严谨

  当买方超过约定期限不付款或者在供货方催款后明确表示不付款时,供货方就应该注意适时的进行书面催款,这里的催款主要是为了中断诉讼时效,为了便于进入司法程序后进行证明,应采取书面方式进行。笔者遇到不少当事人,为图方便催款时也是一通电话,对方不付款时也没有建立预警机制,等到想通过司法途径解决时才发现还有个时效问题。此外,也有的企业主并非不懂时效制度,只是日理万机,不小心哪一天才想起来N年前某某公司还有一笔款项没有支付,亦或曾经发过催款函,但日久年长,相关文书不知道躺在哪里睡觉。对此,笔者建议企业可以建立文件归档制度,就每个交易对象都应该建立一个专门档案库,双方之间交易的文件和往来函件都应该及时归档,以便日后调取。

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